TDR – Assistant(e) administratif(ve) et de bureau pour l’Unité PIU et l’Unité des partenariats

TERMES DE RÉFÉRENCE

Assistant(e) administratif(ve) et de bureau pour l’Unité PIU et l’Unité des partenariats

Le Mécanisme africain d’évaluation par les pairs (MAEP) a été créé en 2003 par les chefs d’État et de gouvernement de l’Union africaine dans le but principal de promouvoir les pratiques qui favorisent la stabilité politique, la croissance économique élevée, le développement durable et inclusif, ainsi que l’intégration économique sous-régionale et continentale accélérée. Le MAEP a pour mission de combler les lacunes observées dans les processus de gouvernance et de développement socioéconomique dans les pays membres de l’Union africaine. Le MAEP intervient dans quatre domaines thématiques : i) Démocratie et gouvernance politique (DGP), ii) Gouvernance et gestion économiques (GGE), iii) Gouvernance d’entreprise (GE) et iv) Développement socioéconomique (DSE). Les pays participants au MAEP font l’objet d’un processus d’évaluation complet, comprenant notamment des concertations avec les gouvernements, le secteur privé, la société civile et les parties prenantes, qui aboutit à un exercice d’évaluation par les pairs au niveau des chefs d’État et de gouvernement.

L’une des particularités du MAEP est qu’il est une initiative propre à l’Afrique. Cette particularité et le fait que les pays y adhèrent volontairement sont importants pour soutenir et consolider l’appropriation par l’Afrique de son programme de développement. En tant qu’outil d’évaluation et de suivi, le MAEP peut aussi aider à surveiller les progrès vers l’atteinte des objectifs et la réalisation des engagements de développement aux niveaux régional et international, en particulier dans la mise en œuvre de l’Agenda 2063 de l’Union africaine et le programme de développement durable des Nations Unies (ODD). Conscients de cette importance, l’Union africaine et les chefs d’État ont, en janvier 2017, élargi le mandat initial du MAEP au suivi et à l’évaluation de la mise en œuvre de ces deux programmes sur le continent. Cela témoigne de la confiance placée dans le Mécanisme et contribuera à l’universalité du MAEP lorsque tous les membres de l’Union africaine y auront adhéré.

DESCRIPTION DU PROJET

En décembre 2019, l’Agence suédoise de développement et coopération internationale a approuvé le projet MAEP-SIDA. Ce projet contribuera au renforcement du MAEP et permettra au Mécanisme de s’acquitter de sa mission. Il soutiendra la mise en œuvre du Plan stratégique 2020-2023 et permettra de repositionner le MAEP comme outil de suivi de la mise en œuvre de l’Agenda 2063 et de a réalisation des ODD. En plus de lui permettre de relever les défis immédiats auxquels le Mécanisme est confronté, la subvention de la SIDA aidera à évaluer et affiner les outils et processus du MAEP, pour que le Mécanisme demeure pertinent dans un monde en rapide mutation, capable d’assumer le mandat élargi qui lui est confié et de répondre aux attentes des pays membres. Le projet devrait donc soutenir les domaines clés suivants du MAEP :  (1) Approfondissement des évaluations du MAEP, (2) Amélioration de la participation de la société civile, (3) Renforcement de la participation des femmes, (4) Établissement de rapports nationaux sur la gouvernance, (5) Amélioration de la gouvernance d’entreprise (6) Élaboration d’une note d’orientation de l’UA pour les entreprises publiques. Ces programmes sont conçus pour structurer le travail du Mécanisme.

DESCRIPTION DU POSTE

Le poste joue une fonction d’appui au sein de l’Unité de mobilisation des ressources et de mise en œuvre des projets du MAEP. Placé(e) sous la supervision directe du Coordonnateur de projets, l’assistant(e) administratif(ve) et de bureau fournit un appui administratif général à l’Unité des projets.  Il ou elle intervient de manière efficace et opportune dans les questions administratives et logistiques. Il ou elle est chargé(e) des fonctions administratives et de toute autre tâche qui lui est confiée, notamment la préparation de correspondances et documents, la coordination de la logistique des réunions et des conférences, la coordination de voyages nationaux et internationaux, et l’assistance à la préparation des documents et des rapports relatifs aux programmes.

PORTÉE DE LA MISSION

L’assistant(e) administratif(ve) et de bureau est appelé(e) à offrir des services de consultation pour une durée de 12 mois, notamment :

1. Aider à l’acquisition de biens et services pour le bureau et fournir un appui aux programmes en passant des commandes de fournitures de bureau, en assurant la gestion et l’inventaire des stocks et en aidant au paiement des fournisseurs.
2. Aider dans le classement, la messagerie, la réception et l’envoi de correspondances, ainsi que dans la création et la maintenance d’une base de données ; assurer le bon fonctionnement du bureau et remplir toute autre tâche qui lui est confié
3. Assurer la coordination des voyages du personnel affecté au projet SIDA, des visiteurs, des consultants et de toute autre personne voyageant pour le compte du projet.
4. Aider l’Unité des projets en soutenant son travail programmatique, notamment la coordination de la logistique des réunions et des ateliers, la réservation des lieux de réunion, la préparation des documents et matériels de réunion pertinents et la rédaction des procès-verbaux de ré
5. Aider à la production de documents de projet, y compris les accords de subvention, les contrats, les calendriers de décaissement, le chronogramme des activités, les plans de travail, les rapports mensuels et les calendriers de présentation des rapports de projet.

FACILITÉS ET SERVICES À FOURNIR PAR LE MAEP

Le MAEP fournira :

1. l’accès à toutes les informations et à toutes les parties prenantes afin de faciliter l’exécution de la mission ;
2. un espace de bureau adéquat ainsi que le mobilier et les fournitures de bureau essentiels; et

• l’accès à Internet et à toutes les ressources en ligne, ainsi qu’aux archives et dossiers relatifs au projet.

DURÉ DU CONTRAT

La date prévue de début de la mission est le 21 avril 2020 et sa durée est de 12 mois civils.

PRODUITS LIVRABLES

Aider l’Unité des projets en soutenant son travail programmatique,   notamment la coordination de la logistique des réunions et des ateliers, la réservation des lieux de réunion, la préparation des documents et matériels de réunion pertinents et la rédaction des procès-verbaux de réunion.

LIEU D’EXÉCUTION DE LA MISSION ET VISA (LE CAS ÉCHÉANT)

Le consultant sera basé dans les bureaux du MAEP.

Le consultant devra obtenir son visa d’entrée en Afrique du Sud, tandis que le MAEP pourrait faciliter la procédure en lui fournissant la documentation nécessaire.

COORDINATION

Le Coordonnateur du projet assigne au consultant recruté des tâches à effectuer et des zones géographiques à couvrir dans le cadre de la mission conformément aux présents Termes de référence.

RÉSERVES ET CONFIDENTIALITÉ

Le MAEP se réserve le droit de retenir tout ou partie du salaire si la performance du consultant est insatisfaisante, si le travail ou le résultat est incomplet ou non livré ou si les délais ne sont pas respectés. En cas de résiliation du contrat par le consultant avant la livraison de tous les produits convenus, une partie du paiement sera retournée au MAEP.

Le consultant s’engage à garder confidentielles toutes les informations qui ne sont pas du domaine public et ne peut participer à une autre mission qui soit en conflit d’intérêt avec la mission en cours.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Toutes les consultations seront annoncées sur la base du principe de l’égalité de chances. L’évaluation des consultants se fait sur la base des produits livrables et de la portée de la mission tels que définis dans les présents TdR.

LANGUE DE LA CONSULTATION

Anglais ou français.

RÉMUNÉRATION

La rémunération consistera en un forfait mensuel de 3600 dollars EU pendant une période de 12 mois.

RAPPORTS

Le consultant travaillera étroitement avec le responsable de la mobilisation des ressources et des projets SIDA et PAI-BAD.

CRITÈRES D’ÉVALUATION 

Les candidats seront évalués selon les critères suivants :

Seuls les candidats ou consultants ayant obtenu un score d’au moins 70% dans l’évaluation technique seront retenus, et le poste sera attribué au candidat ayant enregistré le score technique le plus élevé.

Les propositions sont attendues par courrier électronique ou physique à l’adresse ci-dessous au plus tard le 19 avril 2019 à 11 heures précises. Les offres seront ouvertes le 19 avril à 11 heures précises, heure locale.

Les candidatures doivent être intitulées : Assistant(e) administratif(ve) Projet SIDA

Toutes les candidatures écrites, accompagnées d’un Curriculum Vitae signé et actualisé, et de pièces justificatives (pas les originaux), ainsi que trois références (noms et adresses), dont l’une devrait être le dernier client du candidat, doivent être adressées à :

Coordonnateur du projet

Mécanisme africain d’évaluation par les pairs (MAEP)

Private Bag x09, Halfway House, 1685

Adresse physique : 230 15th Road, Randjies Park, 1st Floor, Midrand (South Africa)

Tél : +27 11 256 3400/01/29 Fax : +27112563456 ; Adresse électronique : [email protected]